社内イベントは外注がおすすめ 企画・運営会社を選ぶコツとおすすめ10社を紹介
「社内イベントの担当になったけれど、どう運営すればよいのか分からない」「イベントの外注を検討しているけれど、どう相談すればいいのだろう」こんな悩みをお持ちの方は少なくないと思います。
社内イベントの運営と言われても、最初は何から手をつければよいのか分からないのが普通です。突然担当者に任命されて、途方に暮れている方は多いはず。結論から言うと、社内イベントの企画・運営は、専門の会社に外注するのがおすすめです。一体なぜでしょうか？
この記事は、社内イベントの企画・運営に悩む方向けの外注利用ガイドです。
- なぜ外注がおすすめなのか
- イベント運営を委託する際の流れ
- イベント会社を選ぶ基準
- おすすめのイベント会社10選
このような内容を解説していきます。社内イベントの運営にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
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目次
社内イベントの運営を外注した方が良い3つの理由
社内イベントの運営自体は、自社内で完結させることができます。しかし、以下の理由から、一定以上の規模の場合はイベント会社に依頼するのがおすすめです。
- 社内イベントの企画・運営は従業員の本来の業務を圧迫する
- 社内イベントの準備には時間的コストがかかる
- 過去の事例から予算に合ったイベントを提案してもらえる
それぞれ詳細を解説していきます。
社内イベントの企画・運営は従業員の本来の業務を圧迫する
社内イベントの運営を自社で行うことによる弊害の一つが、従業員の業務時間の圧迫です。イベントの準備は業務時間内に行うため、本来の業務に使うべき時間の減少や、残業の発生が懸念されます。
イベントの費用自体は外注するより安くなるかもしれません。しかし、担当者の本来の業務に遅れが出る、売り上げが減少するといったデメリットも多いです。
結果として、人件費の増加やワークライフバランスへの悪影響が出る可能性があります。そのため、総合的に見ると外注を利用した方が会社としてもメリットが大きいのです。
社内イベントの準備には時間的コストがかかる
イベント運営の外注にはそれなりの費用がかかります。しかし、自社で全て準備する場合と比較して大幅な時間の節約が可能です。
特に、イベントの開催日時がすでに決まっている場合は準備に時間をかけられません。外注であれば、急ぎのイベントにも対応してもらえるうえに、業務時間を本来の仕事に集中させることができます。
過去の事例から予算に合ったイベントを提案してもらえる
社内イベントを外注する大きなメリットは、提示した予算内で可能な企画を提案してもらえることです。
自社でイベントを企画する場合、与えられた予算で何ができるかよく分からないことも多いと思います。しかしイベント会社なら、これまでの受注実績から予算に合った企画の例や、過去の事例の提示が可能です。
また、相談の際にイベント会社から見積書をもらうことで、社内プロジェクトにありがちな「やってみたら予算オーバーだった」という事態も回避できます。
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社内イベント委託の流れ
ここからは、社内イベントを委託する際の大まかな流れを紹介しましょう。イベント会社によって細かい違いはありますが、社内イベントの委託はおおむね以下の順に進んでいきます。
- 要望の聞き取り
- イベント会社からの提案・見積もり
- 契約の締結
- 会場・当日スタッフ手配・飲食物の手配
- 会場準備・リハーサルなど
- 当日運営
各段階でどんなことを行うのか、詳しく見てみましょう。
要望の聞き取り
まずはイベント会社からの大まかな要望の聞き取りです。いつまでに、いくらで、どんな内容をやりたいのかを共有しましょう。
内容や期日が決まっていない場合は、それも含めて伝えると適切なアドバイスや提案を受けることができます。
イベント会社からの提案・見積もり
イベント会社から要望に応じた企画の提案があります。予算に応じた初期見積もりを提示されるため、一度持ち帰って検討しましょう。
「ファミリーで参加できる内容にしてほしい」「終業後に開催するのでもう少し短時間にしたい」など、提案に対して追加の要望がある場合は遠慮なく伝えてください。場合によっては、要望に合った企画ができるまで、複数回打ち合わせを行うこともあります。
契約の締結
イベント会社からの見積もりに納得できたら、正式に契約を締結します。実際に契約するまでは、複数社に企画を依頼し相見積もりを取ることが可能です。自社の要望を最もよく反映してくれた会社を選びましょう。
イベント会社を選ぶ基準は後ほどご紹介しますので参考にしてください。
会場・当日スタッフ手配・飲食物の手配
イベント当日に向けて、イベント会社による各種手配が進められます。主な内容は以下の通りです。
- 会場の予約
- 運営スタッフの確保
- 飲食物の手配
- 当日の進行の確認
なお、予算を節約したい場合は、会場や飲食物など一部の手配を自社で行うことも可能です。見積もりを依頼する際に相談してみてください。
会場準備・リハーサルなど
必要に応じて、イベント会社による会場の設営や、司会進行のリハーサルが行われます。
イベントの内容にもよりますが、会場の設営にはかなりの時間と手間、労力が必要です。当日のイベントを楽しむためにも、会場の設営はイベント会社に任せることをおすすめします。
当日運営
いよいよイベント当日です。イベント当日は、準備に携わってきた従業員も参加者の一人。運営はイベント会社に任せて、思いっきりイベントを楽しんでください。
社内イベント運営会社を選ぶ基準
初めてイベント会社を利用する場合、どんな会社を選べばよいのでしょうか。イベント会社を選ぶ基準はいくつか存在しますが、代表的なものは以下の3つです。
- イベント開催の費用見積もり
- 担当者の対応
- 要望に合ったイベントの実績があるか
それぞれ詳細を見てみましょう。
イベント開催の費用見積もり
費用見積もりを取る際、最初に伝えた予算内で対応可能かどうかは非常に重要です。予算オーバーの場合も、企画の一部のグレードを落とすといった工夫をしてくれるかも判断基準になります。
複数の会社で相見積もりを取る場合は、イベント内容に対するだいたいの予算を聞いておくとスムーズです。
担当者の対応
社内イベントの成功は、イベント会社との連携なくしては実現できません。そのため、担当者が密に連絡をとってくれるイベント会社を選ぶのも重要です。自社の要望を最優先し、こまめに確認してくれるところを選びましょう。
開催日が近づくと、イベント会社の担当者とは頻繁に連絡をとることになります。準備をスムーズに進めるためにも、担当者が連絡不精な会社は避けた方が良いでしょう。
要望に合ったイベントの実績があるか
希望するイベントのタイプが決まっていれば、その形式での運営実績があるかも基準の一つ。イベント会社には、それぞれより多くのノウハウを蓄積している得意分野があります。予算感を熟知しており、柔軟な対応を期待できるため、イベント会社を選ぶ際に重視したいポイントです。
イベント会社の得意分野は、各社の公式サイトの実績欄から確認してください。
おすすめのイベント企業10選
ここからは、おすすめのイベント会社10選と各社の得意分野をご紹介します。「どのイベント会社を選べば良いのかわからない」、そんな場合は選択肢の一つとして検討してみてください。
株式会社IKUSA
株式会社IKUSAは、「チームビルディング」をテーマとしたユニークな企画を多く保有している会社です。メインとなる社内運動会では
- バブルボールを被り弾き飛ばし合いながら競う「バブルサッカー」
- スポンジの刀で戦う「チャンバラ合戦」
など、老若男女問わず本気で楽しめる競技を多数用意しています。
その他、謎解きやワークショップなど、頭を使うアクティビティも好評を博しています。
- 「社内コミュニケーションを改善したい」
- 「社員が全力で遊べるイベントをしたい」
このような場合はぜひご相談ください。
株式会社ディスタッフ・イベントス
株式会社ディスタッフ・イベントスは、イベントの企画から運営までをワンストップで請け負うイベント企画会社です。展示会やパーティー、セレモニーなど、堅いイベントの実績を多く持っています。
- 社外の人も巻き込んだイベントを検討している
- 格式高い雰囲気でイベントを行いたい
このような場合におすすめのイベント会社です。
SML株式会社
SML株式会社は、記念式典や仮装パーティー、ディスコイベントなど、幅広いジャンルのイベントを手がける会社です。場を明るく盛り上げることが得意であるため、肩の力を抜いたイベントを実施したい場合はぴったりです。
要望への対応力が高く、コンセプトに合った幅広い装飾や演出も実現できます。
- ライブのような盛り上がれるイベントを作りたい
- ありきたりなイベントでは飽きてしまう
このようなときにおすすめのイベント会社です。
株式会社レプラスデザイン
株式会社レプラスデザインは、昭和30年に設立された老舗のイベント会社です。自社オリジナルの資材を設営に使用するため、低価格でのイベント運営を実現しています。
発表会や説明会、セレモニーなど多くのジャンルの運営に携わってきました。
- 予算にあまり余裕がない
- テントやライトなど資材が多く必要になる
このようなケースで活躍できるイベント会社です。
株式会社コムネット
株式会社コムネットは、舞台を使用した屋内イベントの実績を多く持つイベント会社です。社員総会や表彰式、周年イベントの運営を得意としています。また、専門的な映像制作のノウハウを持っており、ハイクオリティなムービーの作成が可能です。
- 思い出に残るようなイベントをしたい
- 感動できる映像の制作を頼みたい
このような要望がある場合におすすめできます。
株式会社NEO FLAG.
株式会社NEO FLAG.は、パーティー形式のイベント企画が得意な会社です。イベント企画のほか、ウェディングや記念日のプロデュースも行っています。
ウェディングを手がけている経験から、感動できるイベント作りが可能です。法人向けの企画では、懇親会や周年パーティーなどの実績を豊富に持っています。
- 参加者が楽しめる社内パーティーをしたい
- 感動できるイベントを作りたい
このような場合におすすめのイベント会社です。
株式会社オージャスト
株式会社オージャストは、屋内の社内イベントの運営を得意としているイベント会社です。社員総会やゲーム大会などの実績がメインとなります。
台本やマニュアルの作成、MCの手配などワンストップでの対応が可能です。イベント開催を包括的にサポートしてくれます。
- イベント開催に関する負担をできるだけ減らしたい
- 運営を丸投げできる会社を選びたい
このような場合は選択肢に入れてみてください。
株式会社ベネックス
株式会社ベネックスは、大手企業や地方公共団体などのイベント運営実績が多い会社です。商品発表会やセミナー、周年記念式典など、幅広いイベントに対応しています。タレントのキャスティングも行っており、お笑い芸人やアイドルなどを起用したイベント実績も豊富です。
- タレントを呼んでイベントを盛り上げたい
- 大手企業の実績が豊富なイベント会社に頼みたい
このような要望がある場合はぴったりのイベント会社です。
株式会社JTBコミュニケーションデザイン
株式会社JTBコミュニケーションデザインは、プロモーションイベントや決算発表会など、やや堅いイベントを得意としています。旅行会社として有名なJTBのグループ会社であり、海外でのイベント運営にも強いです。
- 社内パーティーや決算発表会など大規模なイベントを行いたい
- 海外でのイベント開催を頼みたい
このような場合に選択肢に入れてみてください。
株式会社BOOST
株式会社BOOSTは、スポーツイベントの運営実績を多く持つイベント会社です。球技大会やマラソン大会など、運動を通して社員のモチベーションUPにつながるイベントを得意としています。
こちらも企画から当日の運営までをワンストップで依頼できるイベント会社です。
- 従業員の運動不足を解消できるイベントにしたい
- 規模の大きな運動会をやりたい
このような場合におすすめできます。
まとめ
社内イベントの運営を外注する場合、まずは希望するイベント内容と予算を整理してみてください。どんなイベントにしたいか雰囲気を伝えるだけでも、希望に近い提案を受けることができます。
イベントのジャンルが決まっていれば、その分野を得意とする2～3社をピックアップしてみましょう。相見積もりを取って企画や内容を比べると、イベント会社をスムーズに選ぶことができます。
社内イベントの運営は、準備に多大な時間と手間がかかります。従業員の負担を減らして楽しく参加してもらうためにも、ぜひイベント会社の利用を検討してみてください、
IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなチームビルディング・レクリエーション・懇親イベントを企画・運営しています。ご相談は無料です。内容が固まっていなくてもお気軽に「やりたいこと」をお聞かせください。
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参考サイト：
