社内コミュニケーションはなぜ必要？向上させる方法もご紹介
近年、社内コミュニケーションの必要性が叫ばれています。その理由は、情報共有に有効であることや、お互いを理解し合うため、さらには会社の理念を共有するために必要だからです。では、どのように社内コミュニケーションを向上させればよいのでしょうか。
この記事では、社内コミュニケーションの重要性と、それを向上させる方法について説明します。この記事を読めば、明日からでも実践できる、社内コミュニケーションを向上させる方法が分かるはずです。
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目次
社内コミュニケーションがなぜ重要か
社内コミュニケーションが重要なのは誰しもが認めていることですが、ここで改めて、その理由を整理してみましょう。一般的に、社内コミュニケーションが重要な理由には以下のようなものが挙げられます。
会社の理念を共有できる
社内コミュニケーションが向上することで、社員が会社の理念を共有できます。
社員それぞれがバラバラの目的に向かっていると、会社として成長することが難しくなりますが、会社の理念を共有することで、社員が同じ方向を向くことができます。
会社の理念は、壁に貼ってあったり、ホームページに掲載したりするだけでなく、常日頃からコミュニケーションによって共有していくことが大事です。そのため、社内コミュニケーションが重要な役割を果たすのです。
生産性が向上する
社内コミュニケーションが向上すると、情報共有がスムーズになり、無駄や失敗が少なくなります。結果として業務が効率化され、生産性が向上するのです。
コミュニケーションがとれていない会社では、ミスが起きるとそのミス報告しない社員が出てくる場合があります。その結果、あとで取り返しのつかない失敗につながることもあるのです。
生産性を向上させるとなると、まず設備や待遇の改善が思い浮かびますが、生産性の向上はコミュニケーションの向上によっても実現できるのです。
モチベーションがアップする
社内コミュニケーションが向上すると職場の雰囲気が良くなり、仕事に対するモチベーションがアップします。
モチベーションが仕事に与える影響は大きく、やる気がある仕事とやる気がない仕事とではその結果は大きく違ってきますよね。仕事に対するモチベーションがアップすれば、これまで以上に自分の仕事を意欲的に行うようになり、会社のために頑張る意識も芽生えさせるため、会社全体が良い方向へと向かいます。
各社員がバラバラの気持ちで仕事をしていると効率が悪くなってしまいますが、「会社のために自分が貢献しよう」という気持ちを各社員が持てば、会社は変わっていきます。
退職者が減る
社内コミュニケーションを向上させることで、社員の孤立を防ぐことができます。コミュニケーションをとることで「周りが自分を必要としている」と分かれば、退職者は減ります。
現在、人材を確保することが難しい状況にあるため、退職者の防止はどの企業においても重要な課題の一つです。人材確保のために福利厚生や待遇面を改善する企業も多いですが、社内コミュニケーションを向上させることで、退職者を減らせる可能性もあるのです。
新しいアイディアが生まれる
社内コミュニケーションを向上させることで、業務以外の会話も増えるようになります。その結果、一人では思いつかなかったようなアイディアが生まれる可能性もあります。
例えば、新しい商品を開発しようとしたとき、会議で考えていても、なかなかいいアイディアは浮かばないかもしれません。そのようなとき、社員同士で雑談をしている時に閃くことがあるのです。また、仕事以外の雑談ができるようになると、「あの商品、もっとこうしたら良いのに」など、改善点も気軽に話せるようになります。こうした会話は、会社にとってメリットになるでしょう。
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社内コミュニケーションを向上させる方法とは
社内コミュニケーションの重要性について述べてきました。では、どのように社内コミュニケーションを向上させればよいのでしょうか。考えられる方法としては以下のものが挙げられます。
- 社内報の発行
- 社員食堂を工夫する
- 社内研修の実施
- フリーアドレス制にする
- 社内イベントの開催
- サークル活動の奨励
- コミュニケーションツールの導入
ここからは上記の方法について詳しく解説します。できることから導入していきましょう。
社内報を発行する
社内コミュニケーションを向上させる方法として、社内報は有効です。社内報には、会社の理念や新製品の話だけでなく、社員紹介のページも設けることで、コミュニケーションをとるきっかけになります。
ただし、より多くの人に読んでもらうためには、配布するだけでなく、動画で配信するなどの工夫も必要です。また、社内報をもとに話を行う場を、朝礼などで設けるのもよいでしょう。
社員食堂を工夫する
社員食堂は、部署に関係なく社員が集まる場所です。その場で積極的にコミュニケーションがとれるように工夫することで、社内コミュニケーションが向上します。ランチタイムを同じ時間に設定する、といった工夫をすれば、より多くの社員がコミュニケーションの機会を得ることになるでしょう。
管理職や経営陣も社員食堂を利用すれば、コミュニケーションがさらに活性化されます。ただし、管理職や経営陣自らが、積極的に社員の輪に入っていくことが必要でしょう。
社員研修を行う
社員研修を行うことで社内コミュニケーションを向上させることができます。
ただし、「強制的に参加させられている」というイメージを持たれないように工夫が必要です。また、一部の社員だけが参加するような研修にはせず、一方的に話を聞くだけの内容も避けましょう。
社員一人ひとりの考えを聞きながらコミュニケーションをとる形式や、社員同士が話し合う機会がある研修がよいでしょう。そうすることで、その場限りで終わること無く、研修の内容が仕事で生かせるようになります。
フリーアドレス制を導入する
皆さんはフリーアドレス制をご存知でしょうか。デスクを固定せずに、様々な場所で仕事ができるようにするのがフリーアドレス制です。フリーアドレス制にすることで、リラックスして仕事ができるので、社内コミュニケーションが自然と向上します。
社内イベントを開く
社内イベントを開くのも社内コミュニケーションを向上させるためには有効です。ただし、なるべく全員が参加し、コミュニケーションがとれる場を用意する必要があります。また、参加者が主体性を持って行動できるような内容にすることで、より効果が高くなります。戦国運動会やチャンバラ合戦といったユニークなイベントを開催すると参加意欲も高まり、社内全体が盛り上がるでしょう。
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部活やサークル活動を奨励する
部活やサークル活動を奨励することで、業務以外の時間でも社内コミュニケーションが向上します。
部活やサークルと言っても、きっちりしたものである必要はありません。まずは社内で同じ趣味を持つ人を集め、社内コミュニケーションの活性化を促してみましょう。こうした集まりのなかで普段は言えない悩みなども相談できれば、離職防止にもなるはずです。
コミュニケーションツールを導入する
最近では、メール以外にも多くのコミュニケーションツールがあります。社内には、対面でのコミュニケーションが苦手な人もいるでしょう。
そこで、FacebookやLINEなどのコミュニケーションツールを導入し、より気軽にコミュニケーションがとれるようにする必要があります。こういったコミュニケーションツールは、上司や経営陣とコミュニケーションをとるためにも有効なので、積極的に利用している会社も多いです。様々なコミュニケーションツールの中から最適なものを会社として導入してみましょう。
社内コミュニケーションを充実させるために必要なことは
社内コミュニケーションを向上させる方法をご紹介してきました。しかし、社内コミュニケーションの向上は、環境や制度を整えるだけでは実現しません。ここでは、社内コミュニケーションを向上させるためにどのような工夫が必要なのかを説明します。
全員が参加できるように努力する
一部の社員だけでコミュニケーションをとっていても、社内全体のコミュニケーションが向上したとは言えません。
社内コミュニケーションを充実させるには、社員全員が参加できるようにする必要があります。
例えば、イベントであれば、社員全員が参加できるような企画の内容や日程調整が重要になってきます。また、経営陣や管理職だけが企画するよりも、企画委員会を立ち上げて行った方が、社員の企画として他の社員にも受け入れられ、参加率が上がるようになります。
上司が積極的に動く
社内コミュニケーションを充実させるためには、上司が積極的にコミュニケーションをとりやすい環境にしていかなければなりません。社内コミュニケーションが少ない職場では、上司がコミュニケーションを妨げている場合もあります。
意外と、どのように部下とコミュニケーションをとればよいのか分からないという上司も多いため、役職者だけの研修を行うのも一つの手です。まずは上司がコミュニケーションの仕方を学び、部下に見本を示すように積極的に動いてみましょう。
外部の講師を呼ぶ
社内コミュニケーションを充実させるために、外部から講師を呼んで研修やアドバイスをもらう方法もあります。自社内で完結させるより、外部講師を招いて、コミュニケーションのとり方やその仕組みについて学ぶ方が上手くいくこともあります。
ただし、研修をして終わりではなく、それが実践されているかのチェックも必要です。定期的なチェックや分析を行うようにしましょう。
まとめ
社内コミュニケーションは、会社が成長するためには不可欠な要素です。そのためには、社内イベントの開催やコミュニケーションツールの導入といった環境の整備が大事なのは言うまでもありません。
ただし、制度や環境だけでなく、コミュニケーションを向上させるための工夫も必要不可欠です。社員全員が参加できるようなイベントを開いたり、管理職や経営陣が積極的に社員とコミュニケーションをとったりする必要があるでしょう。
社内コミュニケーションの充実は、会社の売上向上にもつながりますので、この記事の内容をぜひ実践してみてください。
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