「九州でイベントを実施したいけれど、どの会社にお願いすればいいかわからない」とお悩みではありませんか。イベントを委託して成功させるには、信頼できる会社選びが不可欠です。

この記事では、イベントを委託するメリット・デメリットや、イベント会社を選ぶポイントまで解説します。 さらに、九州のイベント会社や委託する流れも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

イベント運営を外部の専門会社に委託する最大のメリットは、計画・運営の品質が格段に向上することです。

イベント会社は、豊富な経験と専門知識を有するプロであり、面白い企画や、参加者の満足度を高める演出、スムーズな当日の運営に関するノウハウを持っています。

例えば、社内運動会を委託する場合、会場の手配から必要な備品のレンタル、当日の司会進行、安全管理に至るまで、すべてを任せられる業者もあります。これにより、担当者は本来の業務に集中でき、社内のリソースを有効に活用することが可能です。

また、想定外のトラブルが発生した際も、経験豊富なプロが迅速かつ的確に対応してくれるため、安心してイベントを任せられる点も大きな魅力です。結果として、準備の負担を抑えつつ、参加者全員が楽しめる高品質なイベントを実現できます。

一方で、イベント運営を委託するデメリットとして、費用が発生することが挙げられます。

専門的なノウハウやリソースを利用する対価として、企画費、運営費、人件費などが発生するため、自社で全てをまかなう場合に比べて、予算が高くなる傾向があります。

また、委託先との意思疎通がうまくいかないと、自社の意図やイベントの目的が正確に伝わらない恐れがある点もデメリットです。「思っていた内容と違う」「社内の雰囲気に合わない」といった認識のズレが起こると、満足のいく結果が得られない場合もあるでしょう。

そのような事態を避けるためには、担当者同士が密に連絡を取り合い、イベントの目的などを丁寧に共有することが欠かせません。

自社の目的を達成し、イベントを成功に導くためには、信頼できるイベント会社を選ぶ必要があります。ここでは、イベント会社を選ぶ際に確認しておきたいポイントを3つ紹介します。

• 実績が豊富にあるか
• 計画から運営・分析までワンストップで対応可能か
• 得意分野が自社と合致しているか

実績が豊富にあるか

イベント会社を選ぶ際は、Webサイトの実績紹介ページで過去の実績を確認しましょう。

実績はその会社がどれほどのノウハウや対応力を持っているかを示す証拠です。さまざまな実績がある会社は、企画の引き出しが多く、当日のトラブル対応にも慣れていると考えられます。

また、自社が開催したいイベントと似ている内容や規模の実績があるかも重要です。例えば、社内運動会を計画しているなら、運動会の運営実績が多い会社を選ぶのがよいでしょう。

計画から運営・分析までワンストップで対応可能か

イベントを成功させるためには、計画から当日の運営、開催後の効果測定までをスムーズに進める必要があります。これら全てを一社でまとめて対応できる「ワンストップ対応」が可能かどうかは、会社選びの大きなポイントです。

仮に、計画はA社、備品レンタルはB社、当日の運営はC社と別々に委託すると、担当者の調整業務が煩雑になりやすく、情報の共有漏れが起こる恐れもあります。一方、一社にまとめて委託できれば、担当者の負担が減るだけでなく、社内の要望や変更点が迅速かつ正確に共有され、イベントの品質向上にもつながります。

得意分野が自社と合致しているか

イベント会社と一口に言っても、それぞれ得意とする分野は異なります。

社内運動会やチームビルディング研修に強い会社もあれば、記念式典や表彰式などの厳粛なイベントが得意な会社、音楽イベントや展示会に特化した会社などさまざまです。自社が開催したいイベントの目的や種類と、委託先候補の得意分野が合っているかを見極めることが大切です。得意分野がずれていると、期待した成果が得られない可能性があります。

得意分野を確認する際は、Webサイトの実績紹介ページにどの分野の事例が多く掲載されているかを確認しましょう。また、事例紹介ページから判断できない場合には、営業担当者に直接問い合わせるのも一つの手です。

ここでは、九州でイベント委託を検討する方におすすめの会社を9社紹介します。それぞれの会社に異なる強みや特色があるため、自社の目的やイベント内容と照らし合わせながら、最適なパートナー探しにお役立てください。

株式会社IKUSA

株式会社IKUSAは、あそび総合カンパニーとして、体験型イベントや研修を年間1,000件以上支援しているイベント会社です。会社や自治体の課題を「あそび」で解決することを得意としています。

「チャンバラ合戦」などの戦国イベント や「あそぶ社員研修」といった体験型のチームビルディング、楽しく防災を学ぶ「あそび防災プロジェクト」 など、100種類以上の面白いサービスを展開しているのが特徴です。

九州では福岡に営業所を構えており、地域に密着した柔軟な対応が可能です。

【基本情報】

株式会社アドルーム

株式会社アドルームは、熊本市に本社を置き、熊本を中心に九州各地でイベントを手がけている会社です。式典・セレモニーやスポーツイベント、販売促進といったイベントの企画立案から制作、運営、会場施工、イベント備品レンタルまで幅広く対応しています。

地鎮祭や落成式などの式典、社内運動会、シンポジウム、展示会など、対応分野が非常に広いのが特徴です。地域・自治体イベントや会社のイベントの実績も豊富で、九州でのイベント開催において心強いパートナーとなるでしょう。

【基本情報】

株式会社アム・トゥーワン

株式会社アム・トゥーワンは、福岡市博多区に本社を置く総合イベント専門会社です。「空間の先にある“空気”を創りだす」ことを目指し、イベントの総合プロデュースを行っています。

主な事業は、ステージや展示ブースなどを作る「空間制作」、イベントコンテンツの提案や運営を行う「企画・進行・運営」、グラフィックや空間の「デザイン」、多種多様な備品の「レンタル・製作」です。

福岡県糟屋郡には、大規模な自社機材センターも保有しており、機動力の高さも魅力です。

【基本情報】

株式会社サウスポイント

株式会社サウスポイントは、福岡市博多区に本社を置き、「新たな体験を、そして新たな文化へ」を理念とする会社です。音、照明、映像、美術を組み合わせた非日常感の演出を得意としています。

特に強みを持つのが、ホテルや宴会場での演出プロデュースです。福岡や熊本、長崎などの主要なホテル内にオフィスを構え、現場との密接な連携体制を整えています。

【基本情報】

株式会社ミスタープロデュース

株式会社ミスタープロデュースは、熊本市北区に拠点を持つイベント会社です。

行政主催のお祭りから、会社の周年事業、展示会、販売促進SPイベント、各種式典、学園祭、スポーツイベントまで、幅広いイベントに対応しています。イベントの企画立案、制作、運営、会場設営はもちろん、司会者やタレント、キャラクターショーの手配、イベント機材のレンタル・販売まで、総合的に任せられる体制が強みです。

【基本情報】

フタバ九州株式会社

フタバ九州株式会社は、熊本市南区に本社を構えるイベント会社で、九州・熊本を中心に全国で展示会やイベントなどの空間演出を手がけています。

特に強みを持つのがテント関連の事業です。ヨーロピアンテントや大型アルプステントなど、最大12,000坪までの広さに対応できるリース設備を保有しています。テントレンタルだけでなく、イベント会場の設営、企画・運営・施工まで一括で任せることも可能です。

【基本情報】

株式会社ディカーナ

株式会社ディカーナは、「イベントを通して笑顔が生まれる時間を奏でます」をモットーに、熊本市東区で事業を展開するイベント会社です。主な事業は、イベント企画、ライブ配信・オンラインイベント、レンタル、イベントスペース運営の4分野となっています。

創業当初から続くインカム・無線機の宅配レンタル「レンタル無線機ドットコム」では、全国的な実績があります。近年はリアルイベントに加えて、YouTube配信やハイブリッドイベントのサポートにも力を入れているのが特徴です。

【基本情報】

株式会社RKKメディアプランニング

株式会社RKKメディアプランニングは、熊本市中央区に本社を構える総合制作会社です。RKK（熊本放送）のグループ企業として、テレビ・ラジオをはじめとする各種媒体を使用した広告の企画・制作を行っています。

イベント企画・運営事業も幅広く手がけており、歌謡ショー、市町村のお祭り、講演会、コンサートなど、多様な実績を持ちます。イベント関連では、LEDビジョンの設計・施工、音響・映像システムの設計・施工 など、技術的な分野にも強みを持っています。

【基本情報】

株式会社ツカサ創研

株式会社ツカサ創研は、「感動空間を創造する」を掲げる、ディスプレイや内装、イベント演出の専門会社です。熊本県上益城郡嘉島町に本社を置き、福岡市中央区にも拠点を構えています。

最大の特徴は、企画からデザイン、製作、施工までをすべて自社で一貫して行う総合制作体制です。展示会・イベント、文化施設、商業施設、各種サイン（看板）など、幅広い空間演出に対応しています。また、NCルータを活用したデザイン性の高いブースや展示什器の製作も得意としています。

【基本情報】

初めて社内イベントを担当する場合、どのような順序で進めればよいか不安に感じるでしょう。ここでは、イベント会社に委託する際の基本的な流れを4つの段階に分けて解説します。

Step1：イベントの目的や委託したいことを整理する

最初に行うべきは「何のためにイベントを行うのか」という目的を明確にすることです。目的が明確でないと、イベント会社も最適な提案ができません。例えば、社内運動会であれば「社員間の交流を深めたい」「部署間の連携を強化したい」などが目的にあたります。

目的のほかに、以下の項目も整理しておきましょう。

• 開催希望日
• 想定参加人数
• 開催場所
• 大まかな予算感
• 絶対に実現したい要望
• 自社で対応できること
• 委託したい業務範囲

これらを事前にまとめておくと、次のステップである相談が非常に円滑に進みます。

Step2：委託先候補の会社に相談する

目的や開催希望日など、あらかじめ整理した情報をもとに、委託先の候補となるイベント会社に相談します。

いきなり1社に絞るのではなく、九州エリアで対応可能な会社を3社程度選んで問い合わせるのがおすすめです。複数の会社に相談することで、それぞれの強みや提案内容、費用感を比較できます。

相談の際は、あらかじめ整理した情報をできるだけ正確に伝えてください。情報が具体的であるほど、会社側も正確な見積もりや企画提案を出しやすくなります。

Step3：各社からの提案内容や費用、体制をしっかり比べる

各社から提案書や見積書が届いたら、内容を詳細に比較検討します。費用だけで判断するのではなく、 「なぜこの金額なのか」「提案内容は自社の目的を達成できるものか」をしっかり見極めましょう。

比較する際のポイントは、以下の通りです。

• 企画内容：目的が反映されているか、魅力的か
• 費用：見積もり項目が明確で、予算内に収まっているか
• サポート体制：九州での運営実績は担当者の対応力は十分か
• 対応範囲：委託したい業務範囲をすべて任せられるか

特に重要なのは、担当者との相性ややり取りのしやすさです。イベント準備から当日までは長期間にわたるため、終了まで二人三脚で進めるパートナーとして信頼できるかという視点で選びましょう。

Step4：契約を結び、打ち合わせを行う

比較検討をして、委託する会社が決定したら、正式な契約を交わします。契約書の内容は必ず細部まで確認し、業務範囲や費用、キャンセル時の対応などを双方で合意しておきましょう。

契約後は、イベント会社と自社の担当者が集まり、詳細な打ち合わせを行います。この場で、イベントの目的や要望を改めて共有し、今後のスケジュールや役割分担、進行体制を決めていきます。

その後は、定期的に打ち合わせを重ねながら、イベント当日まで準備を進めていく流れが基本です。

初めてイベントを委託する担当者にとって、費用やスケジュールなど、わからないことは多いでしょう。ここでは、イベント会社への委託に関するよくある質問とその回答をご紹介します。

イベントの委託費用はどれくらいかかりますか？

A.結論から言うと、費用はイベントの内容と規模によって異なるため、一概にいくらとは言えません。

費用を左右する主な要素は、以下の通りです。

• 参加人数：人数が多ければ、会場費、備品、食事代なども増加する
• 開催場所：会場費に加え、九州各地からの交通費や宿泊費などが発生することもある
• 企画内容：特別な機材を使用したり、タレントを起用したりする場合は費用が上がる
• 運営体制：スタッフの人数や、委託する業務の範囲によって費用は異なる

イベント開催のどれくらい前に相談すればよいですか？

A.イベントの種類や規模にもよりますが、一般的には開催日の3か月～6か月前には相談するのが理想です。企画の立案や会場の確保、備品の手配、参加者への案内など、準備には時間がかかります。

まだ詳細な内容が決まっていない段階でも、早めに相談することで、プロの視点からスケジュールや計画の立て方などのアドバイスをもらえるでしょう。

どのように会社を選べばよいですか？

A.イベントを委託する会社を選ぶ際は、以下を確認することがおすすめです。これらを意識することで、目的に合った信頼できるパートナーを見つけやすくなります。

• 実績が豊富にあるか
• 計画から運営・分析までワンストップで対応可能か
• 得意分野が自社と合致しているか

九州でイベント運営を委託する際は、自社の目的を明確にし、それを実現できる最適なイベント会社を選ぶことが大切です。初めての担当で、プロの力を借りることで準備の負担を減らしながら、参加者の満足度が高いイベントを実現できます。

イベント委託には、品質向上やリソース削減といったメリットがある一方、費用や意思疎通の難しさといったデメリットもあります。今回ご紹介したイベント会社を選ぶポイントや、おすすめの会社を参考に、まずは複数の会社に相談してみましょう。

信頼できるイベント会社と二人三脚で準備を進め、九州でのイベント開催をぜひ成功させてください。

この記事では、イベントを委託するメリット・デメリットから、イベント会社を選ぶポイント、九州のイベント会社9選、委託する流れまで解説します。

この記事を書いた人

社内運動会.com

社内運動会.comでは、社内運動会の開催を考えている幹事様や、社内イベントにお悩みの方におすすめの情報をお届けしています。