企業運動会の食事手配で、お弁当とケータリングのどちらにするか迷っていませんか。運営を任されたものの、「何から手をつければいいかわからない」「手配の流れが知りたい」と悩む方も多いでしょう。

この記事では、企業運動会における食事の手配方法として、お弁当とケータリングのメリット・デメリットを解説します。さらに、手配の段取りから当日の運営計画まで、担当者が知っておくべき流れを幅広く紹介するので、ぜひ参考にしてください。

企業運動会において食事は、参加者の満足度を左右し、交流を活性化させる重要な役割を果たします。美味しい食事は、競技で疲れた社員の体力を回復させるだけでなく、午後の競技へのやる気を生み出します。

また、食事の時間は、普段は関わりのない他部署のメンバーとも交流できる機会でもあります。リラックスした雰囲気の中で食事を共にすることで、自然に会話が生まれ、部署の垣根を越えた一体感が育めるでしょう。

このように、食事は休憩時間にとどまらず、運動会全体の成功を支える大切な要素です。計画段階からしっかり準備することで、イベントの効果をより高められます。

企業運動会における食事の手配方法は、主に「お弁当」と「ケータリング」の2つです。どちらにも異なる特徴があり、運動会の規模やコンセプト、予算によって向いている方法は変わってきます。

それぞれのメリット・デメリットを理解し、比較検討した上で自社にあった方法を選びましょう。ここでは、それぞれの特徴と、おすすめのケースを解説していきます。

パターン1：手軽で定番の「お弁当」

お弁当は、一人分ずつ容器に詰められた食事で、企業運動会では最も手軽で定番の方法です。指定した時間と場所にまとめて配送されるため、受け取りや配布を円滑に行えます。

メニューの種類も豊富で、価格帯も幅広く設定されているため、予算に応じた選択がしやすいのが魅力です。特に大規模な運動会や、衛生管理を重視する屋外での開催において、個包装のお弁当は非常に有効と言えるでしょう。

お弁当は、参加人数が多く、効率的な配布が求められる場合や、屋外開催で衛生面を重視したい場合におすすめです。また、一人ひとりの食事予算が明確に決まっており、費用を抑えたい場合にも最適な選択肢となります。

パターン2：華やかで特別感のある「ケータリング」

ケータリングとは、指定されたイベント会場に業者が出向き、料理の提供から配膳、後片付けまでを行うサービスのことです。料理を運ぶデリバリーとは異なり、温かい料理を提供したり、空間演出を行ったりと、食にまつわる体験を総合的に手掛けます。

例えば、ビュッフェ形式で参加者が好きな料理を選べる、シェフが目の前で調理をするなど、自由度の高い提供が可能です。食事を通じて参加者同士の交流が生まれやすく、イベントに華やかさと特別感を加えたい場合に向いています。

ケータリングは、社員同士の一体感を重視したい場合や、記念イベントを兼ねた運動会など特別感を演出したい場合におすすめです。

企業運動会の食事手配では、お弁当やケータリングという大きな区分の中にも、価格帯や内容が異なるさまざまなプランがあります。

たとえば、お弁当なら和食中心・ボリューム重視・アレルギー対応など、ニーズに合わせたメニュー構成が可能です。ケータリングの場合も、軽食中心のライトプランから、ビュッフェ形式の豪華プランまで、提供する業者によって内容や演出の幅は大きく異なります。

ここでは、プランを選定する際に押さえておくべき4つのポイントを解説します。

• 参加人数・年齢層
• 会場のルールと設備
• 運動会のコンセプトやテーマ
• 一人あたりの予算

これらを一つずつ確認することで、より満足度の高い食事が実現できるでしょう。

ポイント1：参加人数・年齢層

食事プランを検討する際にまず重要なのが、参加者の人数と年齢層です。それらによって、適した食事の形式やメニュー内容が大きく変わってきます。

例えば、1000人規模の大規模な運動会では、円滑に配布できる「お弁当」が適しています。一方、若手社員が多い場合は、フライドチキンや焼きそばなどボリュームのある「ケータリング」が喜ばれやすいでしょう。

ポイント2：会場のルールと設備

食事の手配を進める前に、会場の利用規約と利用可能な設備を確認しましょう。会場によっては、食事の提供方法に制約が設けられている場合があります。

具体的には、「ケータリング業者による調理は禁止」「火気の使用は厳禁」「ゴミはすべて持ち帰り」といったルールが設定されていることがあります。また、ケータリングを利用したくても、水道や電源といった必要な設備がなければ実現できません。

それらの条件を確認せずに業者を選ぶと、後からプランの変更を迫られる可能性があるため、会場側への事前確認は欠かせません。

ポイント3：運動会のコンセプトやテーマ

運動会のコンセプトやテーマに食事内容を合わせることで、運動会全体に統一感が生まれ、参加者の記憶に残りやすくなります。

例えば、「健康増進」をテーマにするなら、野菜を多めに使ったヘルシー弁当やスムージーを提供するとよいでしょう。「夏祭り」のようなコンセプトであれば、焼きそばやかき氷などの屋台メニューが楽しめるケータリングを手配すると、会場の雰囲気が一気に盛り上がります。

ポイント4：一人あたりの予算

食事プランを決める際は、初めに一人あたりの予算を明確に設定しておきましょう。予算は、選択できる食事形式やメニューの品質を左右する要因です。

一般的に、一人あたり1,000円から1,500円程度であればお弁当、2,000円以上であればケータリングも検討するとよいでしょう。予算が限られている場合は、食事のボリュームを調整したり、シンプルなメニューを選んだりといった工夫がおすすめです。

業者に見積もりを依頼する際は、設定した予算を明示した上で、その範囲内でどのようなプランが可能か提案してもらうと、円滑に比較検討を進めることができます。

ここでは、食事を手配する流れを「業者選定・発注編」と「当日運営の計画編」の2つに分けて解説します。この流れに沿って進めることで、担当者の負担を減らし、当日の混乱を防げます。

【業者選定・発注編】事前準備の流れ

まずは、運動会の数ヶ月前から進めておくべき、業者選びと発注までの流れを説明します。人気の高い業者は早くから予約が埋まってしまうため、できるだけ早めに行動を開始するのが理想です。

業者の候補をリストアップする

はじめに、インターネット検索などを活用して、会場のある地域に対応したケータリング業者やお弁当業者をリストアップしましょう。「〇〇（地域名） 企業運動会 ケータリング」「〇〇（地域名） スポーツイベント 弁当」といったキーワードで検索すると、複数見つかります。

その際、企業イベントの実績が豊富かどうかを確認するのがポイントです。過去の事例やメニュー例を参考にすることで、自社の運動会の規模や雰囲気に合っているかを判断しやすくなります。

気になる業者に見積もりを依頼する

候補の業者を2〜3社に絞り込んだら、相見積もりを取ります。見積もり依頼の際には、以下の情報を正確に伝えることが大切です。

• 開催日
• 会場
• 予定参加人数
• 一人あたりの予算
• 希望する食事の形式（お弁当 or ケータリング）

情報が具体的であるほど、より正確で比較しやすい見積もりを受け取れます。また、アレルギー対応の可否や、メニューの柔軟性についても、この段階で確認しておくと安心です。

業者を決定して発注する

業者から提出された見積書と提案内容を比較検討し、発注する業者を1社に絞ります。料金の安さだけで決めるのではなく、メニューの内容、サービスの品質、担当者の対応などを総合的に評価することが大切です。

発注を決めたら、最終的な人数やメニュー、当日のスケジュールなどをすり合わせ、正式に契約します。契約書の内容は細部まで確認し、不明な点があれば必ず質問してください。

雨天時のキャンセル・変更条件を確認する

屋外で運動会を開催する場合、雨天時の対応を契約前に必ず確認しておく必要があります。天候を完全に予測することは難しいため、悪化した場合に備えた準備が欠かせません。

具体的には、以下の項目は確認しておくとよいでしょう。

• いつまでに連絡すればキャンセル料がかからないか
• 延期の場合の対応は可能か
• 個数の変更はいつまで受け付けてもらえるか

これらの条件は業者によって異なるため、契約書に記載されている内容を確認し、担当者にも口頭で確認することがトラブル防止につながります。

【当日運営の計画編】円滑な進行のために事前に決めておくこと

業者への発注を終えたら、当日の運営を円滑に行うための計画を立てます。食事の時間は、参加者の楽しみの一つですが、運営が滞ると不満の原因にもなりかねないため、しっかりと準備することが大切です。

食事スペースや動線を設計する

参加者全員が快適に食事を楽しめるよう、十分な広さの食事スペースを確保し、食事の受け渡し場所までの動線を設計します。特にビュッフェ形式のケータリングでは、料理を取りに行く人の列が長くなりすぎないように、複数の受け取り口を設けるなどの工夫が必要です。

食事を受け取る、食べる、ゴミを捨てるという一連の流れを一方通行で設計することで、人の流れが滞りにくくなります。事前に会場の図面を見ながら、「どこにテーブルを配置するか」「どこから入場し、どこへ抜けてもらうか」などをシミュレーションしておくとよいでしょう。

配布スタッフの役割分担を決める

当日は、限られた時間で多くの参加者に食事を配る必要があります。円滑に進めるため、事前に運営スタッフの役割分担を明確に決めておきましょう。誰がどこで何をするのかを具体的に割り振っておくことで、当日の混乱を防ぎます。

具体的には、以下のような役割を決めて、事前に共有しておきます。

• 弁当を配布する担当
• アレルギー対応のお弁当を管理・手渡しする担当
• 飲み物を配る担当
• 参加者を列に誘導する担当

役割分担表を作成し、当日までにスタッフ全員で共有しておくことで、各自が責任を持って自分の役割を遂行できます。

ゴミ箱の設置場所と分別ルールを決める

食事の後には、大量のゴミが出ます。場の美化を保ち、参加者に不快な思いをさせないためにも、ゴミ箱の設置と分別ルールの設定を行いましょう。

まず、分別方法や持ち帰りの要否など、会場のゴミ捨てルールを確認します。その上で、食事スペースの近くに「燃えるゴミ」「ペットボトル」「缶」などの分別表示をしたゴミ箱を複数設置します。ゴミがあふれないよう、定期的にゴミを回収する担当者も決めておくと安心です。

企業運動会の食事を手配するなら、年間200件以上のイベント実績を誇るIKUSAの「ビジメシケータリング」がおすすめです。ここでは、IKUSAの「ビジメシケータリング」ならではの強みを3つのポイントに絞ってご紹介します。

理由1：会場設営から当日の運営まで丸ごと任せられる

「ビジメシケータリング」の最大の魅力は、イベント全体の企画・運営を一括で依頼できる点です。食事はもちろん、会場手配から司会進行、会場装飾、後片付けまで、運動会運営に関わるあらゆる業務をすべて任せることができます。

担当者の業務負担が減るだけではなく、担当者様自身もイベントに集中できるため、参加者と一緒に楽しむことが可能です。

理由2：多彩なプランから予算や規模に応じて選べる

幅広い価格帯のプランを用意しており、予算や運動会の規模などに応じて柔軟に選択できます。20名程度の小規模な運動会から400名以上の大規模な運動会まで、あらゆるニーズに対応可能です。

理由3：マグロ解体ショーなど驚きの演出で盛り上げる

食事の時間にエンターテイメント性を持たせ、イベントをさらに盛り上げる面白いオプションも充実しています。

このように、参加者の驚きと笑顔を引き出すオプションが豊富に揃っています。運動会の満足度を向上させ、社内の一体感を高めるためにも、ぜひ利用を検討してみてくださいね。

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ここでは、企業運動会の食事手配に関して、担当者からよく寄せられる質問とその回答をご紹介します。

食事のアレルギー対応は可能ですか？

はい、アレルギー対応を行っているお弁当業者やケータリング業者は多くあります。ただし、確実に対応してもらうためには、事前の情報共有が欠かせません。

参加者へのアンケートなどを通じて、アレルギーを持つ方の人数と、具体的なアレルゲンを正確に把握しましょう。その上で、その情報を業者に伝え、個別に対応したメニューを依頼します。

飲み物はどうやって手配すればよいですか？

飲み物の手配方法は、主に2つあります。

1つは食事を注文する業者にセットで依頼する方法です。発注先を一本化できるため、準備の手間が少なく、配膳もスムーズに行えます。

2つ目は、飲料専門の業者やスーパーなどで別途手配する方法です。種類を自由に選べたり、費用を抑えられたりする場合もあります。

企業運動会の食事手配を成功させるには、お弁当とケータリングそれぞれの特徴を理解し、自社の目的や条件に合った食事形式を選ぶことが大切です。食事は参加者の満足度や社内交流に直接影響を与えるため、慎重に決めましょう。

食事プランを選ぶ際は、参加人数・年齢層、会場のルール、運動会のコンセプト、予算などのポイントを総合的に判断します。ぜひこの記事で解説した食事プランの選び方や手配の流れを参考に、社員の記憶に残る運動会を実現してください。

この記事を書いた人

社内運動会.com

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