幹事さん必見！社内運動会開催までのスケジュールとやるべきこと
会社の運動会は、職場の結束力向上や社員のモチベーションアップにつながる大切なイベントです。運動会が成功するかどうかは幹事の手腕にかかっているため、その責任は極めて重大といえるでしょう。
しかし「初めての経験で、何から手をつけたらいいのかわからない」と頭を悩ませている人も多いかもしれません。そこで今回は、幹事が押さえておきたい、運動会開催までのスケジュールとやるべきことを時系列に解説します。
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社内運動会の幹事さん必見！「社内運動会のメリットや失敗しないポイント」とは？
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目次
3か月前までにやること（場所、日程、予算の決定）
企業の運動会は、やるべきことはたくさんあります。ギリギリになって慌てないよう、早め早めに計画を立てることがポイントです。
まずは、運動会の開催場所と日程、予算を決めることから始めましょう。前年度はどうだったのか、幹事をしていた人から情報を収集しておくと参考になります。
目的の設定
まず、そもそも何のために運動会を開催するのか、目的を明確に設定することが大切です。準備段階から運動会当日に至るまで、目的意識をきちんと持ち続けることで、イベントを成功に導くことができます。
会場探しと日程調整
業務の繁忙期を避けて、できるだけ多くの人が参加しやすい時期を選ぶことが大切です。会場の選択肢として、屋内と屋外があります。屋外で開催するのなら、できるだけ晴天率の高い時期を選びましょう。天候に左右されないよう、最初から屋内の会場に決めておくのもひとつの手です。
最近では運動会を開催する企業が増えていますが、会場には限りがあります。特に、運動会シーズンである秋に開催を予定している場合、なにかとイベントの多い時期なので、あっという間に会場が埋まってしまう可能性も考えられます。
参加人数や安全性、交通アクセスなどを考慮して、前もって会場候補をいくつか絞っておくとスムーズです。時間があるときに現地を視察しておくことをおすすめします。日程が決まると同時に、仮押さえするくらいの勢いが必要です。
予算の決定
企業運動会を開催するには、会場代や景品代、競技グッズ代、お弁当代などがかかります。一人あたりの費用を割り出し、それを会社が全額負担してくれるのか、個人負担は必要なのかをきちんと確認した上で、予算を決めます。運動会の規模にもよりますが、一般的に一人当たり5,000円から10,000円が相場のようです。
参加者の検討
従業員のみで実施するのか、従業員の家族や取引先にも参加を呼びかけるのかを検討します。会社の雰囲気やメンバーを知ってもらうために、広く参加者を募る企業もあるようです。
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2〜3か月前にやること
運動会の告知
運動会を盛り上げるためには、なるべく多くの人たちを巻き込むことが重要です。各部署から実行委員を出してもらったり、全社員から種目のアイデアを募ったりすることで、運動会ムードを少しずつ高めていきましょう。
1ヶ月前までにやること
参加人数の確定
参加人数が確定したら、スタッフ編成・チーム編成をしていきます。早めにチームを発表することによって、各チームが個別に練習する時間を設けることができます。
内容の決定
参加人数や子どもの参加の有無などを考慮して、運動会の内容を決めていきます。事前にアンケートをとっておくのもおすすめです。参加者の移動やルールの説明に意外と時間がとられるので、1日10競技前後を目安にして、無理のない範囲で行いましょう。
運動会の定番として、綱引きや大玉送り、玉入れ、リレー競技などが根強い人気があります。クライマックスに持ってくると大いに盛り上がりますよ。ただし、リレーや徒競走といった運動神経が必要な種目ばかりだと、運動が苦手な人や体力に自信がない人にとって、苦痛でしかない時間になりかねません。誰でも楽しめる内容を盛り込みましょう。全員参加型の種目を含めると、職場の一体感を生み出せます。
運動会で忘れてはならないのがBGMです。競技の盛り上がりやスピード感の演出に一役買ってくれるでしょう。世代を問わず誰もが知っている曲や、アップテンポでリズミカルな曲を用意しておくといいですね。
プログラムの作成
運動会の参加者に配る「運動会のしおり」を作成します。競技内容とスケジュール、チーム別の選手の名前、会場の見取り図、アクセス、駐車場の有無、当日の注意事項などを盛り込みます。
20日前にやること
競技グッズや景品の手配
運動会の競技に使うグッズや景品をセレクトして手配します。MVP賞やチーム賞、個人賞などを設けて、目玉となる景品を用意すると、参加者のやる気がアップします。全員統一のオリジナルTシャツや、うちわやメガホンなどの応援グッズを制作すると、さらに盛り上がるかもしれません。
弁当の内容を決定
業者にお弁当の手配を頼む場合は、内容を決定します。お弁当の中身は、景品と並んで運動会の楽しみのひとつです。吟味して選びましょう。
1週間前にやること
最終的な参加人数の確認
直前になって止むを得ず参加できない人も出てくるかもしれません。逆もまたしかりです。この時点で、最終的な参加人数を確認しましょう。
プログラムの配布
運動会の参加者に、作成したプログラムを配布します。
司会者と撮影係の手配
運動会の司会者とビデオ撮影係の手配をします。司会者は運動会の幹事が兼任してもいいのですが、幹事は当日やるべきことがたくさんあるので、別の人に司会を頼んだほうが安心です。明るく話し上手で、アドリブの利く人が向いています。
社内運動会の楽しい思い出は、動画で残しておきたいもの。動画の撮影は、ビデオ撮影や編集が得意な人に依頼するといいでしょう。外部のビデオ業者に撮影をお願いするという方法もあります。
前日にやること
全体の最終確認を行います。足りないものはないか、道具に不備がないか、BGM に抜かりはないかなど、チェックしておきましょう。会場の準備、リハーサルが終わったら、あとは本番を待つばかりです。
当日
いざ本番！幹事が中心となって運動会を盛り上げていきましょう。タイムスケジュールに沿って、進行していきます。段取りよくいかないこともあるかもしれませんが、適宜調整しながら実施してください。すべての競技が終わるまでにチームごとの得点を計算し、表彰式を行います。運動会の終了後、片付けを済ませて、忘れ物はないか、破損したものはないかなどを確認します。
運動会が終わったら会計報告を作成
運動会が終わったら日にちをおかずに会計報告をします。前年度の幹事からひな形をもらっている場合、その項目に従って記載するといいでしょう。運動会にかかった費用の領収書は、時系列に一覧化します。会計報告が終わったら、幹事さんの仕事は終了です。お疲れ様でした。
まとめ
企業運動会の成功は、前日までの準備にかかっているといっても過言ではありません。企画から準備、実行に移すといった流れは、仕事を段取りする能力に通じるものがあります。幹事の仕事は大変ですが、その分大きなやりがいを感じられます。運動会を成功に導くことで、社内での評価も上がるはずです。
自分が幹事を引き受けた運動会をきっかけに、社内のコミュニケーションが活性化したり、仕事に対するモチベーションが上がったりすると、やはり嬉しいものです。一人でも多くの社員を巻き込んで、運動会を盛り上げていきましょう。
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